公司信件常被歸到垃圾信，最常見的原因是寄件網域沒有設好 SPF、DKIM、DMARC 這三種寄件者驗證，收件端無法確認信真的是你寄的。先請客戶把一封被歸到垃圾信的信件「原始標頭」轉給你，看 spf=、dkim=、dmarc= 三個結果，就能判斷問題出在驗證、信譽還是內容。驗證補齊之後，再請客戶把你標記為非垃圾信、加入聯絡人。

為什麼公司信件會被歸到垃圾信：四個常見原因

Gmail、Outlook 判斷垃圾信看的是多項訊號的綜合結果，不是單一原因。對一般公司來說，可以先從下面四類排查。

原因常見狀況怎麼確認
寄件網域沒有驗證網域沒有 SPF、DKIM 或 DMARC 記錄；或網站表單、CRM、電子報系統用公司網域寄信，卻沒被授權看信件標頭的 spf=、dkim=、dmarc= 結果
IP 或網域信譽不好共用寄信 IP 上的其他寄件者亂寄信；寄件 IP 被列入黑名單；過去常被收件人檢舉查黑名單、看 Google Postmaster Tools 的信譽資料
內容與附件連結目的地看不出來、用 HTML 隱藏文字、附件含執行檔，或是內含壓縮檔的加密壓縮檔（Gmail 會直接封鎖）改寄一封純文字、無附件的測試信比較結果
大量寄送突然一次寄出大量信件、名單裡有大量無效地址、行銷信和報價信混在同一個信箱寄檢查寄送量、退信數量與名單來源

Google 的寄件者規範寫明，沒有通過驗證的信件可能被標為垃圾郵件，甚至被直接拒收。Google 也提醒，共用 IP 上任何一個寄件者的行為，都會影響同一個 IP 上所有寄件者的信譽。

現在立刻做的檢查：從一封被歸到垃圾信的信開始

  1. 拿到原始標頭：請客戶在 Gmail 開啟那封信，按「回覆」旁的「更多」選「顯示原始郵件」，複製全文給你；客戶用 Outlook 或 Outlook 網頁版時，在信件的「更多動作」選「檢視」→「檢視郵件詳細資料」。也可以自己寄一封到同事或朋友的 Gmail 測試，但 Google 提醒，寄給自己的信無法用來確認 DKIM。
  2. 找 Authentication-Results 這一行：重點看三個值。「spf=pass」 代表寄信的伺服器有被你的網域授權；「dkim=pass」 代表信件有數位簽章且沒被竄改；「dmarc=pass」 代表寄件者欄位的網域和通過驗證的網域一致。出現 「fail」、「softfail」、「none」 或 「permerror」，就是要修的地方。
  3. 對照網域：Microsoft 的標頭說明中，「smtp.mailfrom」 是退信用的寄件網域，「header.d」 是 DKIM 簽章網域，「header.from」 是收件人看到的寄件者網域。DKIM 簽章網域如果不是你的公司網域，代表簽章不是用你自己的網域做的。
  4. 查 DNS 記錄與黑名單：用 Google 管理工具箱的 Check MX 檢查郵件 DNS 設定，用 Messageheader 貼上標頭分析傳遞路徑；SPF、DKIM、DMARC 記錄與 IP 黑名單，可以用 MXToolbox 這類線上查詢工具確認。
  5. 大量寄給 Gmail 才看 Postmaster Tools：Google Postmaster Tools 只統計寄到個人 Gmail 信箱的信，可以看垃圾郵件率、信譽與驗證結果。每天寄送量太少時，Google 為了保護隱私不會顯示資料，所以一般業務往來信件看不到數據是正常的。

如果三項都是 pass、也不在黑名單，問題多半在內容、名單或收件端個別設定，往下看「請客戶協助」與「外貿」兩節的處理方式。

SPF、DKIM、DMARC 各管什麼，設定順序怎麼排

三者都是加在網域 DNS 的記錄，分工不同。依 Google Workspace 管理員說明整理如下：

  • SPF：列出哪些伺服器可以用你的網域寄信，防止別人冒用。記錄要包含所有替公司寄信的來源，例如網站主機、網站表單、ERP、電子報或客服系統，漏列一個，那個系統寄出的信就可能驗證失敗。
  • DKIM：替每封信加上數位簽章，收件端可確認信件在傳送途中沒有被改過。Google 建議金鑰長度用 2048 位元，網域服務商不支援時才用 1024 位元。
  • DMARC：告訴收件端，SPF、DKIM 沒通過時要怎麼處理（不處理、隔離或拒收），並可以要求收件端寄回彙整報告。

建議順序：

  1. 盤點所有用公司網域寄信的系統，設定 SPF。
  2. 在郵件系統產生 DKIM 金鑰，把公鑰加進 DNS 後再啟用簽章。Google 說明 SPF、DKIM 加入後，最多可能要 48 小時才開始生效。
  3. SPF、DKIM 設好後至少等 48 小時再設 DMARC。Google 建議一開始把政策設為 none，只收報告不處理，確認正常的信都通過後，再逐步改成 quarantine 或 reject。

順序反過來，或 SPF 漏列寄信系統就直接把 DMARC 設成 reject，自己公司的正常信件反而可能被拒收。各項記錄的實際寫法因郵件系統而異，詳細設定另有專文說明；使用 Google Workspace 的公司，可以直接依 Google 管理控制台的流程操作。

Gmail、Yahoo 與 Outlook.com 對寄件者的要求

Google 自 2024 年 2 月 1 日起，對寄到個人 Gmail 信箱（@gmail.com、@googlemail.com）的寄件者實施寄件者規範；Yahoo 也公布了類似要求；Microsoft 則針對 Outlook.com 個人信箱（outlook.com、hotmail.com、live.com）訂出大量寄件者規定。

平台所有寄件者大量寄件者
GmailSPF 或 DKIM 至少一項；寄件 IP 要有正向與反向 DNS（PTR）；用 TLS 傳送；Postmaster Tools 的垃圾郵件率低於 0.3%；信件格式符合 RFC 5322每天寄超過 5,000 封到 Gmail：SPF、DKIM 都要設，並發布 DMARC（政策可為 none）；寄件者網域要與 SPF 或 DKIM 網域一致；行銷信要支援一鍵取消訂閱
YahooSPF 或 DKIM 至少一項；垃圾郵件率低於 0.3%；寄件 IP 要有正向與反向 DNSSPF、DKIM 都要設，DMARC 至少 p=none 且要通過；網域一致；一鍵取消訂閱，並在 2 天內處理取消。Yahoo 沒有公布大量寄件者的數量門檻
Outlook.comMicrosoft 建議所有寄件者檢查 SPF、DKIM、DMARC網域每天寄超過 5,000 封：SPF、DKIM 都要通過，DMARC 至少 p=none 並與 SPF 或 DKIM 一致；自 2025 年 5 月 5 日起，不符合的信件會被拒收並回傳 550 5.7.515 錯誤

一般公司的業務往來信件多半不到大量寄件者門檻，但「所有寄件者」的要求一樣適用。Google 也指出，垃圾郵件率最好維持在 0.1% 以下，不要碰到 0.3%。與其研究自己算不算大量寄件者，不如直接把三項驗證都設好。

請客戶協助的事：標記非垃圾信、加入聯絡人

驗證修好之後，請常往來的客戶做下面幾件事，可以讓他們的信箱記住你是正常寄件者。

  • Gmail：到「垃圾郵件」勾選你的信，標示為非垃圾郵件。Google 說明，把寄件者加入 Google 聯絡人後，Gmail 就不會再把對方的信送進垃圾郵件。
  • Outlook.com：在垃圾郵件資料夾選取信件，標示為不是垃圾郵件，再把你的地址加入安全寄件者清單。
  • 客戶公司用 Microsoft 365：如果信件被隔離或一直進垃圾信，可請對方 IT 處理。Microsoft 最推薦的做法是在「租用戶允許/封鎖清單」建立允許項目；Microsoft 也提醒，郵件流程規則不要只用寄件者網域當條件就略過垃圾信過濾，要搭配 dmarc=pass 之類的驗證結果。

這些是收件端的個別設定，只對該客戶有效，不能取代 SPF、DKIM、DMARC。請客戶協助前，先確認自己的驗證都通過。

外貿公司寄海外信件的特別注意事項

  • 固定用公司網域寄信：業務不要一下用公司信箱、一下用個人免費信箱寄報價。Microsoft 建議寄件者與回覆地址都要有效、反映真正的寄件網域，並且收得到回信。
  • 報價信、通知信與行銷信分開：Google 建議不同類型的信不要混在同一封，同一類信件用固定的寄件地址。開發信、展覽後的大量追蹤信，最好和日常報價信分開寄送。
  • 第三方寄信系統要授權：用電子報、CRM 或外貿開發系統以公司網域寄信，要把它加進 SPF，並設定以公司網域簽署的 DKIM，寄件者網域才會和驗證網域一致。
  • 慢慢增加寄送量：Google 建議先少量寄給有互動的收件人，再逐步增加；出現退信或延遲時先降低寄送量。名單要定期清除無效地址，只寄給同意收信的對象。
  • 大檔案改用雲端連結：Gmail 會封鎖執行檔，連放在 zip 裡也一樣；內含壓縮檔的加密壓縮檔也無法夾帶。型錄、圖檔太大時改用雲端連結，連結網址要看得出要去哪裡。
  • 看懂退信代碼：寄到 Outlook.com 收到 550 5.7.515，或寄到 Gmail 收到 5.7.26 退信，通常代表驗證沒過，先回頭檢查 DNS 記錄。

以上做法能降低被誤判的機會，但收件端會綜合多項訊號判斷，結果也會因收件人自己的設定而不同，沒有任何設定能保證每封信都進收件匣。如果公司同時有多套系統用同一個網域寄信、不確定從哪裡開始，可以把標頭與目前的 企業郵件 設定整理好，請我們協助評估。

常見問題

只有部分客戶收到的信會進垃圾信，也是驗證的問題嗎？

有可能。每家郵件系統和每個收件人的過濾設定不同，驗證不完整時，嚴格的收件端會先把信歸到垃圾信。請那位客戶提供原始標頭，看 spf、dkim、dmarc 哪一項沒通過，比猜測更快。

DMARC 一開始可以直接設成 reject 嗎？

不建議。Google 的建議是先設為 none，觀察報告確認所有正常寄信來源都通過驗證，再逐步收緊。直接設成 reject，漏列的寄信系統寄出的信會被收件端拒收。

我們每天寄不到 5,000 封，還需要設 DMARC 嗎？

Gmail 只要求大量寄件者發布 DMARC，但 Google 對所有寄件者都建議設定 SPF、DKIM 與 DMARC。DMARC 也能讓別人比較難冒用你的網域寄詐騙信，對做外貿的公司特別重要。

請客戶把我們加入白名單，就不用處理 SPF、DKIM 了嗎？

不行。白名單只對那一位客戶或那一家公司有效，新客戶、新聯絡窗口還是會遇到同樣的問題。Microsoft 也提醒，略過過濾的允許清單有被冒用的風險，所以根本做法仍是把寄件網域的驗證設好。

需要協助評估？

把您目前的網域、主機與網站狀況告訴我們，我們會協助判斷下一步。

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延伸閱讀

參考資料

  1. Email sender guidelines - Google Workspace Admin Help（查閱日期：2026-10-17）
  2. 電子郵件寄件者指南 - Gmail說明（查閱日期：2026-10-17）
  3. About authentication methods (SPF, DKIM, DMARC) - Google Workspace Admin Help（查閱日期：2026-10-17）
  4. Set up SPF - Google Workspace Admin Help（查閱日期：2026-10-17）
  5. Set up DKIM - Google Workspace Admin Help（查閱日期：2026-10-17）
  6. Set up DMARC - Google Workspace Admin Help（查閱日期：2026-10-17）
  7. Set up Postmaster Tools - Gmail Help（查閱日期：2026-10-17）
  8. Google Workspace diagnostic tools（查閱日期：2026-10-17）
  9. Trace an email with its full header - Gmail Help（查閱日期：2026-10-17）
  10. Report spam in Gmail - Gmail Help（查閱日期：2026-10-17）
  11. File types blocked in Gmail - Gmail Help（查閱日期：2026-10-17）
  12. Sender Best Practices - Yahoo Sender Hub（查閱日期：2026-10-17）
  13. Strengthening Email Ecosystem: Outlook's New Requirements for High-Volume Senders - Microsoft Community Hub（查閱日期：2026-10-17）
  14. Anti-spam message headers - Microsoft Defender for Office 365 | Microsoft Learn（查閱日期：2026-10-17）
  15. Create allowlists - Microsoft Defender for Office 365 | Microsoft Learn（查閱日期：2026-10-17）
  16. View internet message headers in Outlook - Microsoft Support（查閱日期：2026-10-17）
  17. Mail goes to the Junk folder by mistake - Microsoft Support（查閱日期：2026-10-17）