Google Workspace 還是 Microsoft 365：郵件、文件、會議與管理怎麼比

兩套都能用公司網域收發信，也都有雲端硬碟與視訊會議，真正的分界在團隊每天打開哪一種檔案。全公司天天用 Word、Excel 桌面版處理報價與合約，或客戶與上游都寄 Office 檔案來，Microsoft 365 比較順手；多人同時在線上編同一份文件、習慣用瀏覽器工作，Google Workspace 比較直接。兩邊的商務方案都以 300 個使用者為上限，人數不是一般中小企業的分界，以下依官方文件逐項比較，最後附判斷清單。

01常見情境：貿易商、設計工作室與連鎖門市怎麼選

以下是幾種常見情況的示意，不是真實客戶案例。先找最接近你的一種，再從建議的段落讀起。

• 十五人的機械零件貿易商，業務經理兼管電腦：報價單是幾年前做好的 Excel 範本，裡面有巨集自動帶出幣別與交期，國外客戶也一律寄 Word 合約來修改。老闆聽說 Gmail 好用，想整家換過去，業務經理最怕範本壞掉、客戶的修訂紀錄對不起來。建議先看「文件與儲存」裡 Office 格式相容的部分，再看判斷清單的第一題。
• 六人的品牌設計工作室，創辦人自己當管理員：提案簡報與時程表都是大家同時在線上改，常和外部攝影師、印刷廠共用資料夾，偶爾開十幾人的線上會議跟客戶對稿。創辦人在意的是共用設定好不好管、會議錄影存在哪裡。建議先看「會議、行動裝置與帳號管理」，再看「文件與儲存」的共用雲端硬碟。
• 五家門市的連鎖烘焙品牌，總部只有一位行政：店長用手機收訂單信與排班表，人員流動快，離職時手機裡的公司信件最讓人擔心。建議先看「會議、行動裝置與帳號管理」裡遠端清除的差異，再看「兩者並用或之後要換」的成本。

02信箱怎麼比：Gmail 與 Exchange Online 的容量和收信方式

Google Workspace 的信箱是 Gmail，Microsoft 365 的信箱是 Exchange Online，用 Outlook 收發。兩邊最不一樣的是容量的算法。

共用容量的好處是彈性：業務信件多的人可以多用，行政人員用得少，總量撐得住就好。缺點是要有人盯總量，管理員可以替個人或共用雲端硬碟設上限，避免一個人塞滿全公司。Microsoft 這邊每人一個固定額度，好預估，但信件很多的人會先碰到上限，要靠封存信箱分流。

習慣 Outlook 的團隊換到 Google 時要留意，同步工具會同步郵件、行事曆、聯絡人、筆記與工作，但 Outlook 的規則、簽名檔與後續追蹤提醒不會同步，要在 Gmail 重新設定；超過 25 MB 的附件也不會同步到 Gmail。反過來，Exchange 用 OneDrive 分享的附件可以到 2 GB，大檔傳遞兩邊都是走雲端連結。

對外的 sales@、service@ 這類共用地址，Microsoft 365 可以建成共用信箱，依微軟的上限說明，共用信箱本身不需要授權，容量上限 50 GB，存取的同仁要有 Exchange Online 授權；需要更大容量或訴訟保留時，才要替共用信箱指派授權。共用地址多的公司，先列出清單，評估時一併計算。

03文件與儲存：Google 雲端硬碟、OneDrive 與 Office 格式相容

Google 的文件、試算表、簡報原生在瀏覽器裡運作，多人同時編輯最自然；檔案放在個人雲端硬碟或「共用雲端硬碟」。共用雲端硬碟的檔案屬於團隊而不是個人，三個 Business 方案都可以建立，但進階的共用、存取與儲存上限控管，要 Business Standard 以上。

Microsoft 365 分兩層：個人檔案放 OneDrive，Business 三個方案每人 1 TB；團隊檔案放 SharePoint，組織總量是 1 TB 再加上每個授權 10 GB。Teams 裡分享的檔案其實存在 SharePoint，權限也跟著 SharePoint 走。微軟的服務說明也提醒，OneDrive 是給個人工作檔案用，部門資料與系統備份不該放在個人的 OneDrive。

桌面版 Office 是不是包含，要看方案。依微軟的方案說明，Business Basic 只有網頁版與行動版，Business Standard 與 Business Premium 才含桌面版。Google Workspace 沒有桌面版 Office，若同仁仍要在電腦安裝 Office，就得另外購買授權。

Office 檔案在 Google 這邊有兩種用法。第一種是 Office 相容模式：在電腦的 Chrome 安裝官方擴充功能，直接編輯 .docx、.xlsx、.pptx，不轉檔。第二種是轉成 Google 格式，依 Google 說明，轉換後巨集不會保留（要改用 Apps Script 重寫），Word 與 PowerPoint 裡的內嵌圖表會變成圖片，受保護工作表中鎖定或隱藏的儲存格會變成可以檢視與編輯。報價、成本表這類靠巨集或保護儲存格運作的檔案，換之前一定要先拿幾份實際檔案測試。

04會議、行動裝置與帳號管理：Meet、Teams 與遠端清除

會議人數與錄影。Google Meet 每場上限依方案而定：Business Starter 100 人、Standard 150 人、Plus 500 人，會議錄影存到雲端硬碟要 Business Standard 以上，出席追蹤則要 Plus。Microsoft Teams 在 Business Basic、Standard、Premium 都是最多 300 人，單次錄影最長 4 小時或 1.5 GB，超過會自動分段重新錄。常和客戶開會、需要留存錄影的團隊，選 Google 時至少要看 Standard。

手機與電腦的管理。Google 三個 Business 方案都有基本端點管理，但遠端清除裝置、管理員核准裝置與 Windows 裝置管理，只有 Business Plus 才有。Microsoft 的 Business Basic、Standard 內含基本行動裝置管理功能，可以設定密碼規則、清除公司資料或將裝置重設為原廠設定，支援 iOS、Android 與 Windows；Business Premium 則包含完整的 Intune 與 Defender for Business，能管理 Mac、部署 App、遠端鎖定與尋找遺失裝置。

這一段最容易買錯。人員流動快、員工用自己手機收公司信的團隊，真正需要的是「離職當天把公司資料從手機上移除」：選 Google 要評估 Plus，選 Microsoft 先確認基本功能是否夠用，要管理公司配發的筆電再看 Premium。

不同人用不同方案。微軟說明可以在同一個組織混用 Business、Enterprise 與單項方案。Google 也允許同一組織內不同使用者用不同版本，但要透過 Google 業務或合作夥伴購買，而且混用多個版本時無法加購附加元件，需要 Vault 的人要直接指派含 Vault 的授權。

05資料保留與電子取證：Vault、Purview 與 300 人上限

會計師、律師、醫療與有稽核需求的公司，常被問到「三年前那封信還找得到嗎」「離職員工的信件能不能先凍結」。這屬於資料保留與電子取證（eDiscovery），兩邊都有，但不是每個方案都有。

• Google Workspace：保留與取證靠 Google Vault。在 Business 系列中，Vault 只包含在 Business Plus；Starter 與 Standard 沒有。
• Microsoft 365：保留與取證在 Microsoft Purview。依微軟說明，eDiscovery（Standard）可以建立案件、保全指定信箱與網站的內容、搜尋並匯出；eDiscovery（Premium）多了保管人管理、審閱集與分析，包含在 E5 等企業方案。Business 各方案能用到哪一級的保留與保全功能，依方案而定，請以官方比較表為準。

另一個常被忽略的差別是封存容量。Business Premium 的封存信箱可以自動擴充到 1.5 TB，Basic 與 Standard 是 50 GB；信件要長年保存的部門，這比主要信箱大小更重要。

兩邊的商務方案都以 300 個使用者為上限：Google 的 Business 系列適用 1 到 300 人，Enterprise 不限人數；微軟則說明 Business 家族的授權合計以 300 個為限，超過要改用企業方案。預計幾年內會超過 300 人的公司，選型時就要一併看企業方案的功能與搬移方式，以免日後再換一次。

評估這一項時，先把需求寫成三個問題：信件要保留多久、哪些人的信要保留、誰有權限查詢與匯出。答案清楚了，再對照方案表，就不會為了少數人的需求讓全公司升級，也不會等到真的要調資料時才發現方案不含。

06判斷清單：用團隊的工作方式選，不用功能數量選

功能表兩邊都很長，逐項比較容易迷路。下面六題依序回答，多數團隊在前三題就有答案。

1. 你們最重要的檔案靠什麼運作？有巨集、樞紐分析、受保護儲存格的 Excel，或要和客戶互傳 Word 追蹤修訂，傾向 Microsoft 365 的 Business Standard 以上。以線上文件、試算表共同編輯為主，傾向 Google Workspace。
2. 同仁電腦上需要安裝 Office 嗎？需要，又不想另外買授權，看 Microsoft 365 含桌面版的方案；只用網頁版就夠，兩邊都可以。
3. 外部協作的對象用什麼？客戶、上游多半寄 Office 檔、用 Teams 開會，跟著對方的工具摩擦最少；常和設計、行銷夥伴共用資料夾的，Google 的共用流程較直接。
4. 會議規模與錄影需求？常開超過 100 人的說明會，Google 要看 Standard 或 Plus；Teams 的商務方案上限是 300 人。
5. 員工手機與筆電要管到什麼程度？要遠端清除、要管理 Windows 或 Mac 筆電，比較 Google Business Plus 與 Microsoft 365 Business Premium。
6. 是否有法規或稽核要保留信件？有的話，把 Vault 或 Purview 的需求寫進採購條件，不要事後補買。

如果結論是「只需要收發信，不需要協作工具」，兩套都可能大材小用，可以回頭比較一般的企業郵件。

六題的答案分散在兩邊時，以第一題為準。檔案格式影響每個人每天的工作，換錯了每天都在付代價；會議人數、裝置管理與資料保留，多半可以靠調整部分人員的方案補足。

07兩者並用或之後要換：檔案、習慣與管理的成本

有些公司想「信用 Google、文件用 Office」，或分公司各用一套。技術上可行，但同一個網域的信件只會送到 MX 記錄指向的那一套，另一套就只能當協作工具用；兩邊各有一組帳號、密碼、權限與離職流程，管理工作變成兩倍，檔案也會散在兩處，找資料要記得去哪邊找。除非有明確理由，例如母公司規定要用某一套，否則以一套為主比較單純。

之後要換，成本通常不在授權，而在這幾件事：

• 檔案格式：從 Google 格式匯出成 Office 檔，或反過來轉換，版面、巨集與留言都可能要逐份檢查。
• 使用習慣：標籤與資料夾、共用連結、會議連結都要重新建立，同仁需要一段適應期。
• 裝置重新設定：每支手機、每台電腦的信箱與同步工具都要重設。
• 資料匯出：Google 的組織資料匯出工具要由超級管理員執行，帳號需啟用兩步驟驗證，最快 48 小時後才能下載，通常約 72 小時、最長可能 14 天，存在 Google 提供空間的匯出檔 60 天後自動刪除。

實際的信件搬移與 MX 切換順序另有專文說明，也可以參考網站與郵件移轉服務。選型時把「三年後如果要換」列進評估，比較不會被單一工具綁住。

08找凱斯騰協助前，先準備這些

要我們協助比較兩套方案，或規劃導入，先整理以下資料，評估會快很多：

• 公司網域名稱，以及目前誰能登入 DNS 管理後台。
• 目前信箱在哪裡（主機附的信箱、企業郵件或其他服務），帳號數與共用信箱、群組信箱的清單。
• 每人大約的信箱容量，以及最大的幾個信箱有多大。
• 同仁常用的檔案類型：有沒有巨集或受保護的 Excel、是否常與客戶互傳 Word 修訂。
• 電腦是否已安裝 Office、是哪個版本，以及手機是公司配發還是個人自備。
• 最常開的會議規模，是否需要錄影留存。
• 是否有法規、客戶合約或稽核要求保留信件多久。
• 未來兩三年的人數預估。

凱斯騰可以協助的是導入與設定：Google Workspace 與 Microsoft 365 的帳號規劃、網域驗證、MX 與相關 DNS 記錄設定，以及從舊信箱搬移；兩套都需要的話，也可以一起評估哪些人用哪一套。請填寫聯絡表單或來信 [email protected]，說明人數與目前使用的信箱。

還拿不定主意時，建議先替兩三位最常處理檔案的同仁開通帳號，用實際的報價單、合約與一兩場客戶會議試用一段時間，確認檔案打得開、會議順利，再決定全公司的方案，比只看功能表可靠。