企業信箱搬到 Google Workspace：舊信搬移、MX 切換與不漏信

把公司信箱搬到 Google Workspace，可靠的順序是：先盤點帳號與舊信，在 Google 建好所有帳號，用管理控制台的資料匯入工具先搬一輪舊信，再挑收信量低的時段切換 MX；切換後新舊信箱並行幾天，把這段期間落在舊信箱的信補搬過去，接著啟用 DKIM、逐項驗收，最後才停用舊信箱。

不漏信的關鍵不是搬得快，而是切換前後兩邊都有人在收、差異信件有補齊。以下依 Google Workspace 管理說明，整理每一步要先確認的事，以及工具本身的限制。

01常見情境：報關行、連鎖飲料店總部、軟體公司要換到 Google Workspace

以下是幾種常見情況的示意，不是真實客戶案例，用來對照自己的處境、找到該先讀的段落。

• 十多人的報關行，行政兼管信箱：公司一直用主機附的信箱，同事多年來用 Outlook 以 POP3 收信，很多舊信只存在各自的電腦裡。行政最擔心換過去以後，跟客戶多年的往來紀錄不見了。先讀「搬家前的盤點」中收信方式那一列，確認哪些信根本不在伺服器上，再看「選對搬移工具」裡 PST 檔的處理方式。
• 連鎖飲料店總部的行政：總部替二十多家門市開了信箱，其中不少地址其實只是轉寄給區督導，另外還有叫貨用的 order@ 由好幾個人一起看。她最擔心切換那天門市的叫貨信沒人收到。先讀「搬家前的盤點」，把真正要開的帳號、別名與群組分清楚，再照「切換當週的時程」安排日期。
• 三十人的軟體公司，工程師兼任管理員：原本用 Microsoft 365，團隊協作改以 Google 文件為主，決定整個轉過去。他擔心大量舊信搬移會拖慢日常工作，也不知道習慣 Outlook 的同事該怎麼辦。先讀「選對搬移工具」確認 Exchange Online 的匯入方式，再看「切換後」關於 Outlook 的部分；還在比較兩套服務的話，可以先看 Microsoft 365 服務頁的適用情況。

02搬家前的盤點：帳號、別名、群組、轉寄規則與舊信總量

Google 的資料匯入工具只會把信匯入到「已經存在的使用者帳號」，不會替你建立帳號，也不會搬伺服器上的各種設定。所以盤點做得越完整，切換當天要補的東西越少。建議整理成一張表，至少涵蓋下列項目：

另外兩件事要在盤點階段確認。第一，Google 的疑難排解說明指出，IMAP 匯入要求舊伺服器使用 993 埠、以 SSL 加密的 IMAP（IMAPS）連線，並能連到 Google 的 IP 位址範圍；舊主機只開放未加密連線時，要先請原廠商處理。第二，匯入必須由公司 Google Workspace 的超級管理員設定與執行，Google 也說明經銷商不能替客戶帳戶執行匯入，所以要先確定超級管理員帳號由誰保管、搬家期間能隨時登入。

03選對搬移工具：資料匯入工具、GWMME 與 PST 匯入

Google 依來源與人數提供不同的搬移工具。中小企業最常用的是管理控制台裡的「資料匯入」，整個過程在雲端執行，不必在公司電腦安裝程式。依 Google 的產品對照表與匯入說明整理如下：

資料匯入工具會搬信件本身，包含草稿與寄件備份，也保留已讀、未讀狀態；IMAP 來源的資料夾與子資料夾會跟著過去。設定時可以指定起始日期，匯入範圍是該日期到開始匯入當天；也能選擇要不要包含垃圾郵件與已刪除的信，以及排除特定資料夾。行事曆與聯絡人不在 IMAP 匯入範圍，Google 提供從日曆與聯絡人網頁介面匯入 .ics、CSV 或 vCard 檔的方式。

IMAP 匯入要提供每位使用者的舊信箱密碼，有些伺服器還要求改用應用程式專用密碼。這份對照檔等於整間公司的信箱密碼清單，放在只有管理員能讀的位置，匯入完成後刪除，舊信箱停用前也把密碼全部換掉。

04切換當週的時程：先搬一輪舊信，再選低流量時段改 MX

帳號先建好再改 MX、舊的 MX 要移除、網域驗證用的 TXT 不能刪，這三條基本原則已在 Google Workspace 服務頁說明，這裡把它們放進實際的時間表：

1. 切換前一至兩週：建好所有帳號、別名與群組，指派授權並開啟 Gmail 服務。Google 說明匯入前就要完成這兩件事；除了 Essentials 版本必須先驗證網域，其他版本在匯入前後驗證都可以。
2. 切換前幾天：先跑第一輪匯入。同仁照常用舊信箱，匯入在雲端進行。舊信量大時這一輪最花時間，提早開始，切換當天才不必等。
3. 同一時間調低 TTL：把 MX 的 TTL 提前調低，等過原本的快取時間再切換，做法與網站搬家相同。
4. 通知往來對象：Google 建議事先告訴重要聯絡人切換的日期與時間、信被退回時請對方重寄，以及緊急時怎麼聯絡你。
5. 切換日：Google 建議挑收信量低的時段，例如晚上或週末。MX 改成 Google 提供的值（目前說明為 smtp.google.com，優先順序 1），刪除其他 MX，再到管理控制台的網域管理頁啟用 Gmail。
6. 切換後數天：新舊信箱並行。Google 說明 MX 可能要 48 小時傳播完成，也提到最多 72 小時才會在網路上普遍生效；在新記錄生效之前，信仍會送到原本的服務，所以這段期間同仁要兩邊都看。

常見的安排錯誤，是把匯入和切換排在同一天。匯入還沒跑完就改 MX，同仁一進 Gmail 看到信箱幾乎是空的，往往以為搬家失敗而改回舊設定，反而讓兩邊的信更亂。另一個錯誤是挑在月底對帳、展覽前或報價截止日切換；這些日子漏一封信的代價最高，寧可往後延一週。Google 也建議設定「全部接收」地址，接住寄錯或寄到不存在帳號的信，切換初期能幫忙找出盤點時漏掉的地址。

05切換後：補搬差異信件，重新設定 Outlook、手機與事務機

補搬差異信件。舊信箱在兩個時間點會收到新信：第一輪匯入結束到切換之間，以及 MX 生效前的那幾天。等新 MX 普遍生效、舊信箱不再有新信進來，在原本的匯入作業執行「差異匯入」，只補第一輪之後新增的信。匯入結束後 Google 會寄出統計報告；有項目失敗時，先看匯入記錄找出原因，修正後再跑一次差異匯入重試。要注意一個限制：完成的匯入作業必須先「結束」才能開始新的匯入，而結束會刪除該作業的設定與報告，所以結束前先把報告存下來。

網站還在舊主機時。舊主機若仍開著這個網域的郵件服務，網站表單寄給公司地址的通知信，可能在主機內部就投遞到舊信箱，永遠到不了 Gmail。網站留在原處、只有信箱搬家時，要請主機商關閉該網域的本機收信。

Outlook。Google Workspace 帳號自 2025 年起不再接受只用密碼登入的「安全性較低的應用程式」，Outlook 要移除舊帳號後重新加入，並選擇「以 Google 帳戶登入」的方式。Windows 版 Outlook 若要同步郵件、日曆與聯絡人，管理員可以設定 Google Workspace Sync for Microsoft Outlook（GWSMO）；依 Google 的系統需求說明，它只支援 Windows，不支援 Mac 版、網頁版與行動版 Outlook。舊的 Outlook 資料檔先不要刪，裡面若有 POP3 下載的信，要先匯出成 PST 再用 GWMMO 匯入。

手機與事務機。手機上舊的信箱帳號要移除，改用 Gmail 應用程式，或在 iPhone 的郵件 App 重新加入帳號並選 Google 登入。會掃描寄信的事務機，Google 建議改用支援 OAuth 的設定，做不到時才為該設備建立應用程式密碼。

06DKIM、SPF 與驗收清單：確認沒問題才停用舊信箱

寄件驗證跟著搬。切換後由 Google 代你寄信，SPF 要把 Google 的寄件來源（include:_spf.google.com）加進原本那一筆記錄；網站主機或其他系統仍會用公司網域寄信，就要一併保留，不要另外新增第二筆。三種驗證各自的作用與設定順序，請看公司信件被歸垃圾信的檢查步驟。DKIM 依 Google 的流程做：

1. 啟用 Gmail 後等 24～72 小時，才能在管理控制台取得 DKIM 金鑰，太早產生可能出錯。
2. 到「應用程式」→「Google Workspace」→「Gmail」→「驗證電子郵件」產生記錄；網域服務商支援時選 2048 位元。
3. 把產生的 TXT 記錄加到 DNS，加好之後才按「開始驗證」。Google 說明加入後最多可能要 48 小時才開始生效。
4. 寄一封信到外部的 Gmail 或 Workspace 信箱，看原始郵件的 Authentication-Results 是否出現 dkim=pass；寄給自己無法確認。

驗收清單。停用舊信箱前，逐項確認：

• 每個帳號都從外部信箱寄入一封、再回覆一封出去。
• 每個別名與群組地址各寄一封，確認收件人正確。
• 匯入報告沒有未處理的失敗項目；抽查幾位同仁最舊與最近的信、資料夾結構是否完整。
• Outlook、手機與事務機都能正常收發。
• 網站表單的通知信送進 Gmail，而不是舊信箱。
• 原本設在舊伺服器的轉寄與自動回覆，已在 Gmail 重新設定。

舊信箱什麼時候停。條件是差異匯入已完成、驗收全數通過，而且舊信箱連續幾天沒有新信進來。停用前再匯出一份完整備份，合約到期日也要往後留一段緩衝，不要和切換排在同一個月底。

07找凱斯騰協助搬信箱前，先準備這些

信箱搬家的時程，取決於盤點清不清楚。來信或填表前，請盡量備妥：

• 公司網域名稱，以及 DNS 目前在哪裡管理、誰有修改權限。
• 現在使用的信箱服務與管理後台，例如主機附的信箱或 Microsoft 365。
• 帳號清單，並標出哪些是別名、多人共用的地址、只負責轉寄的地址。
• 每人大約的信箱用量，以及哪些同仁用 POP3 收信、舊信可能只存在自己的電腦。
• 使用 Outlook 的人數，以及他們用 Windows 還是 Mac。
• 會用公司網域寄信的系統：網站表單、事務機、ERP 或其他通知。
• Google Workspace 是否已開通、超級管理員由誰擔任。
• 哪些日子不能切換，例如月底對帳、展覽或報價截止前。

先說明分工：Google 規定匯入作業由貴公司的超級管理員設定與執行，所以實際啟動匯入的是你方的管理員帳號，我們負責整理帳號對照表的格式、排定搬移與切換的先後，並在切換後一起核對匯入報告。舊主機要開放加密的 IMAP 連線、關閉本機收信，則需要原廠商配合，或由握有該後台權限的人操作。

凱斯騰可以協助規劃 Google Workspace 的導入與 MX、DKIM 設定，並透過網站與郵件移轉安排搬移順序與新舊並行期間的檢查；盤點後發現公司只需要收發信、不需要協作工具，也可以改看企業郵件方案。資料備妥後，請填寫聯絡表單，或來信 [email protected]。